Lagerinventeringen ser du inget av

Du kommer väl ihåg devisen ”Vad gör dom i banken efter klockan femton!?” Vi hade inte en aning om vilket arbete som utfördes efter stängning, men något måste det väl ha varit?

Så är det med bokhandeln också. Vad gör vi som du som kund inte ser?

Just nu inventerar vi vårt lager inför årsbokslutet den 30 april. Varför gör vi det?

Så här fungerar bokhandelns blodomlopp. Vi köper in böcker från förlagen. När de anländer registrerar vi antalet i vårt datasystem. När du sedan köper en bok i kassan minskas lagret med en bok. När vi inventerar vid årets slut räknar vi de böcker vi har i lager och då ska det antalet stämma med de som registrerats vid inköp minus de vi har sålt under året. Enkelt, eller hur?

Om det inte stämmer, jagar vi runt och söker de saknade böckerna, kanske de är i skyltfönstret eller har hamnat på fel ställe? Om vi inte hittar böckerna har det uppstått ett ”svinn”. Kanske de är stulna eller att det skett någon felregistrering vid försäljning i kassan. Tack och lov har vi ganska lite svinn, men det finns.

I slutändan är svinnet en kostnad som belastar bokhandelns resultat. Än har det dock inte gått så långt så att vi måste ha böckerna bakom låsta skåp, som oxfilé i livsmedelsbutikerna. Men 2% brukar det bli, vilket betyder av 100 böcker får 2 böcker ”fötter”.

Med 15 000 böcker i lager tar det sin tid att fysiskt ta fram varje bok och med en handscanner avläsa EAN-koden.

Marie (t.v.) och Maria är fantastiskt snabba att läsa av EAN-koderna så bokavdelningen brukar ta bara ett par dagar att inventera.

Deras avläsningar tas emot trådlöst av en iPad, vars innehåll överförs med lämna mellanrum till vår server där antalen registreras i lagerdatabasen Sitoo.

Thomas är spindeln i nätet som övervakar att alla program jobbar ihop.

Men det är inte bara böcker som ska inventeras. Vi har pennor, papper, pärmar, gratulationskort, anteckningsböcker, småprylar och allt sådant som inte är böcker och det är mycket att inventera. Det kallar vi i branschen, lite anglosaxiskt, för ”non-Books”.

Tusentals pennor av alla de slag! Men Maria kör så det ryker, men ändå tar det mer än dubbelt så lång tid att inventera non-books som böcker.

Så när allt är inventerat då vet vi hur lagret ser ut, hur mycket svinn vi har haft och även hur mycket som är inkurans.

Inkurans? Vad är det? Med ”inkurans” menar vi sådant som vi har i lager men som inte är säljbart av olika skäl. Det kan vara sådant som är trasigt, för ointressant eller något annat. Normalt så brukar vi inte ha så mycket inkurans.

Inventeringen ligger som ett underlag till bokslutet, som i vårt fall inträffar den 30 april varje år. Då får vi se om resultatet är svart eller rött. I inventeringen deltar även vår revisor för att se till att allt går rätt till.